Hospitales del SSMSO cumplen 2 años de programación en red digitalizada

Este verano se cumplen 2 años desde que los hospitales y Centros de Salud Mental (COSAM) del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente (SSMSO) programan su oferta de manera digital. La Programación en Red busca “optimizar la gestión de la Red Asistencial a través de la programación de la totalidad de horas disponibles en los establecimientos, con énfasis en la coordinación de ésta para satisfacer la demanda asistencial”. Desafío importante si se considera que el SSMSO cuenta en su nivel secundario con 6.300 profesionales clínicos, tanto médicos como no médicos, que dan respuesta a las necesidades de cerca de 2.000.000 de pacientes.

La Plataforma de Programación del SSMSO, nació de la necesidad de eliminar la manipulación de planillas que consumía mucho tiempo a jefaturas y directivos de hospitales, limitando el tiempo para gestionar mejoras de la oferta. Hoy la realidad es muy distinta. A través de la plataforma, jefaturas, referentes y directivos de la red pueden colaborar en línea para programar la dotación clínica de los hospitales, mediante una interfaz con formato de agenda en donde se registran las actividades de cada profesional, eliminando la doble digitación y tareas repetitivas con planillas.

Cuenta Pública Dr Betanzo

Cuenta Pública 2021 Dr. Betanzo

Actualmente la plataforma cuenta con cuatro módulos: 1) Dotación de RRHH: para cargar y visualizar la dotación de profesionales clínicos y el detalle de sus contratos; 2) Programación de Unidades: donde las jefaturas especifican las actividades, los rendimientos y los horarios de su equipo; 3) Reportes: donde los usuarios pueden consultar reportes interactivos de proyecciones de producción, cumplimiento de programación; y 4) Programación de recursos físicos: para mapear y distribuir los boxes entre los profesionales que atienden.

Avances

Con esta herramienta, los establecimientos pueden destinar tiempo en tareas importantes para la programación, como analizar la información y evaluar mejoras con los equipos clínicos. Ricardo Leyton, referente de programación del Hospital Metropolitano Eloísa Díaz de La Florida, destaca “la agilidad, rapidez y lo sencillo de hacerlo en un ambiente amigable e intuitivo, así como también, que los cálculos y proyecciones se realicen automáticamente según las reglas de negocio dadas por nivel central“.

En esta misma línea, Dra. Paulina Corvalán, referente de programación del Hospital Dr. Sótero del Río destaca que “los ingresos o cambios se hacen en tiempo real y permite no confundirse en consolidación de varias planillas. La actualización se hace de forma descentralizada y casi permanente en un proceso institucional continuo“.

Equipo Programación HPHEn definitiva, la plataforma ha permitido cambiar el paradigma de programación: desde el levantamiento de datos para reportar al nivel central, al trabajo en equipo para la gestión local y la articulación de los equipos clínicos. “Nos ha permitido organizarnos mejor que con la sabanilla, permitiendo facilitar la enseñanza a los distintos equipos médicos y no médicos encargados de programar sus unidades, y también a su vez, a nosotras facilitando la supervisión de este proceso, permitiendo la retroalimentación continúa“, señalan Solange López y Ma. Fernanda Mora, referentes de programación del Hospital Padre Hurtado. “Realizar la programación y hacer seguimiento de una manera más ágil, involucrando jefaturas y equipo“, remata Dra. Luz María Durango, referente de programación del Hospital Provincia Cordillera.

Actualmente existen casi 400 usuarios que colaboran a través de la Plataforma. De esta manera, se logró aumentar la dotación programada desde 75% en 2019 a 96% en 2021, mientras que la calidad de la misma ha ido mejorando.

Desarrollo colaborativo y ágil

Una de las características del proyecto ha sido la colaboración y agilidad en su desarrollo. Partiendo por el análisis del proceso y posterior levantamiento de requerimientos, realizado en conjunto con referentes de la red y con el apoyo de tesistas de ingeniería industrial utilizando la metodología Scrum.

En febrero de 2020 se desarrolla un prototipo y se hacen las primeras pruebas en el Hospital La Florida. A partir de la retroalimentación de los usuarios se realizan varias mejoras en la usabilidad y reportería de la interfaz gráfica. En noviembre 2020 se inician capacitaciones en los hospitales Dr Sótero del Río, La Florida, Padre Hurtado, CRS Provincia Cordillera y San José de Maipo, y en diciembre a los 10 COSAM. En enero 2021 se inicia programación en la plataforma y se entrega a Minsal la primera programación obtenida desde la plataforma en febrero 2021.

Dra. Corvalán destaca “Las mejoras se han ido haciendo rápidamente luego de retroalimentación de los usuarios, lo que se agradece mucho. La plataforma se ha abierto a las distintas necesidades operativas de los centros, como la gestión de boxes y ahora permitirá tener al alcance de la mano la evaluación de producción mes a mes“. Por su parte, Alonso Díaz, ingeniero y coordinador de proyectos clínico-informáticos del SSMSO destaca “es una herramienta de desarrollo propio, diseñada en base a las opiniones y necesidades de los equipos locales y a las normativas del MINSAL, incorporando perspectivas de salud pública e ingeniería“.

Este trabajo colaborativo e interdisciplinario ha quedado plasmado en 5 tesis de ingeniería civil industrial y una presentación en el VI Congreso Chileno de Salud Pública.

Desafíos para el futuro

Con la Plataforma, el horizonte de la programación en el SSMSO se ha ampliado. Solange y Fernanda señalan que es necesario “tener una visión global de la oferta que existe en los distintos establecimientos, contrastarlos con las respectivas listas de espera y ver alternativas de resolución dentro de la Red“. En esta línea, Dra. Corvalán indica que “se podría visualizar al terminar cada actualización por especialidad, un resumen sistemático que incluya la lista de espera y la demanda esperada anual según proyección de los últimos años, para que cada equipo se haga cargo de su lista de espera de forma activa“. Por otra parte, Ricardo Leyton indica que una de las mejoras necesarias es “la actualización de los datos de RRHH, una relación más directa al día a día y no por “fotografías” cada tres meses“, necesidad que es compartida por Dra. Durango.

El equipo de programación SSMSO se encuentra trabajando en varias de estas mejoras que se implementarán en 2023. En enero se presentaron dos posters en el congreso Make Health Latam con las iniciativas en carpeta: 1) el monitoreo de listas de espera y brechas de consultas de especialidad y 2) la programación de boxes y recursos físicos. Se espera que estas mejoras seguirán potenciando la programación como una herramienta de gestión para los centros de salud y permitirán cambiar de paradigma desde la programación desde la oferta a la programación desde la demanda.

En efecto, la última Jornada de Programación en Red del SSMSO permitió mostrar y compartir lo que han avanzado los establecimientos en gestión de la programación. La conversación ya no es en torno a las dificultades de programar, sino los desafíos de orientar la oferta a las necesidades de los usuarios. Todavía queda mucho por avanzar, pero la Red del SSMSO trabaja decididamente en la optimización de la oferta asistencial para las necesidades de las y los usuarios.

Equipo de Programación SSMSO 2023

Mariola Mestanza, Departamento de Procesos Clínicos y Gestión Hospitalaria
René Lagos, Departamento de Salud Digital
Rodrigo Guerrero, Departamento de Salud Digital
Alonso Díaz, Departamento de Informática
Luis Cova, Departamento de Informática

Contacto: programacionred@ssmso.cl